Wiki for Corporate – Wiki untuk Perusahaan

Wiki sebagai Alat Kolaborasi (Wiki as collaboration tools)

Masih ingat cerita saya tentang web 2.0 dan susahnya e-mail ? Selain email sebenarnya masih banyak lagi masalah yang pernah saya temui dalam knowledge management. Telah umum bahwa masing-masing orang dalam satu perusahaan memegang satu pengetahuan yang terspesialisasi. Anggap saja antara programmer computer dan ahli accounting, mereka mempunyai pengetahuan mereka sendiri yang mungkin jauh berbeda satu dengan lain. Masalah dapat muncul bila antar personal tidak mampu berkomunikasi dengan baik. Misalnya programmer ingin membuat software akuntansi tetapi mengalami kesulitan saat mendefinisikan business rule dengan ahli accounting. Parahnya bila “sang ahli” resign (mengundurkan diri), perusahaan bisa mengalami “kehilangan ingatan” (istilah Harvard 😛 ). Ada kebutuhan untuk meng-capture pengetahuan dan membuat media komunikasi pengetahuan antar personal dalam perusahaan.

Salah satu teknologi web 2.0 yang menjanjikan untuk memperkuat komunikasi adalah WIKI. Banyak dari kita setidaknya pernah mendengar wiki, contohnya http://wikipedia.org sebuah ensiklopedia yang sangat lengkap. Model pengetahuan wiki agak unik, daripada menyewa ahli-ahli, wiki memberikan kesempatan bagi setiap orang untuk membaca atau menulis pengetahuan secara gratis (tentu saja harus ada beberapa peraturan yang harus dipatuhi misalnya referensi yang jelas). Wiki memungkinkan orang-orang dari banyak tempat lebih mudah untuk terhubung dan berbagi pengetahuan. Wiki memberikan penekanan yang lebih besar pada social connectivity, hal ini yang membedakan Wiki dari content management yang lain.

Wiki untuk Perusahaan (Wiki for Corporate)

Wiki bermanfaat dalam mengumpulkan pengetahuan dari karyawan-karyawan didalam perusahaan. Ide-ide atau pengetahuan antar team/divisi perusahaan dapat disimpan dan dikembangkan dalam dokumen wiki. Wiki juga dapat digunakan sebagai alat pendorong inovasi karena kemampuannya untuk mengizinkan user berkolaborasi. Uniknya tipe kolaborasi yang dimungkinkan adalah Bottom Up selain dari Top Bottom yang telah sangat umum. Contoh top down adalah pekerjaan pertama-tama didefinisikan oleh orang-orang yang punya otoritas, lalu menunjuk bawahan dan membagi-bagi tugas. Pola top down umumnya bersifat kaku. Bottom Up memberikan kesempatan pada semua user untuk membantu dan memberikan masukan. Top Down atau Bottom Up mungkin memberikan hasil yang sama bila berhubungan dengan satu project, hanya secara hubungan social akan bisa berbeda.

Kemudahan wiki mungkin menjadi salah satu hal yang menarik. Ingin mengubah dokumen? Cukup datang ke situs, update, dan beres! 🙂 . Tidak ada birokrasi untuk memposting tulisan (well yang ini bergantung perusahaan). Bila ada perubahan atau ada kesalahan dalam dokumen, user lain dapat memperbaikinya atau mengembalikan versi document ke sebelumnya.

Wiki juga dapat menjadi alat e-Document, dimana dokumen-dokumen perusahaan dipusatkan. Excel, Word Document, Etc dapat diupload ke wiki. Tapi sampai batas tertentu mungkin kemampuan untuk versioning dokumen seperti share point belum ada. (note: tolong kasih tau saya bila Wiki sudah bisa seperti ini 🙂 ).

Siap atau tidak, Generasi Y telah mulai masuk ke lapangan kerja (lihat artikel saya tentang mereka). Generasi ini memiliki pengetahuan (atau setidaknya pernah menggunakan) Web2.0 dan mereka cenderung lebih ingin mengorganisasikan pekerjaan dan jaringan social mereka sendiri. Generasi Y sangat mungkin berupaya untuk menggunakan teknologi jaringan social pada pekerjaan mereka.

Membuat sebuah Wiki untuk Perusahaan

Software wiki banyak yang gratis contohnya mediawiki, TWiki, Screwturn Wiki, TikiWiki, etc. Saran saya adalah sesuaikan dengan IT Platform yang telah ada pada perusahaan. Misalkan perusahaan telah memakai DOT NET sebagai standar system maka pilihlah system wiki yang dapat berjalan pada platform DOT NET. Standarisasi ini bertujuan untuk mencegah IT platform pada perusahaan menjadi “Pulau-pulau” yang banyak, beragam, dan kecil. Saat pulau-pulau ini mulai tidak terkontrol, perusahaan akan mulai kehilangan efisiensinya.

Implementasi awal wiki sebaiknya dimulai dari sebuah divisi kecil dan sifatnya informal. Scope yang kecil dan sifat informality akan menghasilkan kolaborasi dan control yang lebih baik. Upayakan agar semua user mengerti dan mau memakai wiki sebagai alat kolaborasi pengganti email (untuk hal inilah sifat informal akan berperan). Beberapa perusahaan seperti Dresdner mengklaim wiki membuat traffic email turun sampai 75%. Jumlah Meeting (rapat) sebenarnya juga dapat berkurang karena adanya platform baru untuk berdiskusi.

Apakah wiki mudah dipakai? Karena sifatnya yang web based, wiki mudah untuk dipelajari. Memang dalam editing content, wiki memiliki beberapa karakter khusus seperti penggunaan tiga buah petik tunggal mengapit satu huruf/ kalimat untuk membuat cetakan BOLD (contoh: ”’Huruf tebal”’), tetapi beberapa wiki mulai membangun editor WYSIWYG sehingga user tidak perlu lagi pusing dengan tag special wiki 🙂

Perusahaan mana saja telah memakai wiki? Mungkin ini adalah contoh yang baik (diambil dari informationweek):

1. Social Text : Nokia, Ziff-Davis
2. Twiki : Yahoo, Michelin (China), Kodak, Cingular, Disney, Motorola, SAP
3. Google (Custom Made)

Bagaimana dengan control informasi? Yang satu ini memang bisa menjadi tantangan. Sejak seluruh kemampuan editing berasal dari karyawan bawah, perusahaan kehilangan control langsung pada informasi. Tetapi ada beberapa hal yang dapat dipakai sebagai control informasi seperti sebuah set aturan yang menjelaskan tata cara penggunaan wiki. Tapi sebagai peringatan: sebaiknya upayakan wiki tetap bersifat informal dan terbuka, memaksa karyawan menuliskan sesuatu seperti yang diinginkan orang tertentu bukanlah kebijakan yang populer. Terlalu banyak aturan dan pengawasan dalam penggunaan wiki pada corporate juga membuat karyawan segan menggunakan dan malas memberikan ide. Sebaliknya, izinkan karyawan secara bebas mengutarakan pendapatnya dengan tetap mengedepankan profesionalitas (no personal attack, be etiquette). Let Them Talk Professionally, Lead them, don’t be rigid and over managing.

Hal-hal yang dapat dan tidak dapat ditangani Wiki

News InformationWeek (lihat referensi bawah) memberikan banyak masukan tentang hal apa saja yang cocok untuk wiki dan tidak. Berikut adalah table summary dari News InformationWeek:

Pakai Wiki Bila	Jangan Pakai Wiki Bila
Ingin membuat sebuah intranet dengan cepat dan murah tanpa mengorbankan keamanan, fungsionalitas, dan ketahanan system IT	Berupaya menyimpan file yang memiliki format yang kompleks (seperti custom flashpaper) – wiki umumnya hanya dapat menyimpan HTML text based
Ingin mempublish dokumen secara tersentral dan mengizinkan karyawan dengan mudah mencari, mengakses dan mengedit dokumen tersebut	Menjadikan wiki sebagai sarana utama untuk berdiskusi. Meskipun diskusi dapat dilakukan pada wiki, tetapi lebih baik menggunakan blog karena wiki lebih bersifat diskusi content bukan timeline
Mengatur project knowledge (mengurangi meeting dan email hell)

Akhir kata, bila kondisi memungkinkan dan perusahaan belum mempunyai sarana untuk kolaborasi dan knowledge management, cobalah untuk memakai wiki pada perusahaan. Karena biayanya yang rendah, maka resiko untuk mengimplementasikan dan menilai efektivitas wiki juga seharusnya cukup rendah. Bila dapat dikelola dengan baik, benefit yang didapat mungkin dapat jauh melebihi biaya investasinya 🙂

Happy Wiki

Yonscun

Ref:

http://www.informationweek.com/story/showArticle.jhtml?articleID=167600331

Read Full Post »

Web 2.0 for Corporate

Web 2.0 untuk Perusahaan

Akhir-akhir ini Saya sering berpikir apakah teknologi web2.0 dapat dibawa untuk meningkatkan performa perusahaan. Ok membawa web 2.0 mungkin tidak berarti harus mengubah seluruh system yang ada menjadi AJAX atau lainnya. Saya berpikir untuk membawa benefit dari information sharing pada web 2.0 ke perusahaan. Ini mungkin bukan sebuah hal yang baru tapi tetap dapat menjadi alternatif yang baik untuk sharing informasi.

Susahnya E-Mail

E-Mail telah menjadi salah satu alat utama untuk information sharing diperusahaan.  Setiap hari satu orang dapat di bombardir lebih dari 100 e-mail setiap harinya dan waktu karyawan tersebut akan tersita cukup lama untuk membaca hampir semuanya dan mem-reply email. Belum lagi kekesalan bila mendapatkan email sampah (SPAM).

Repotnya bila kita harus mencari email tertentu dalam hutan email dalam inbox. Bayangkan mencari satu buah email dalam sebuah inbox dengan 30 folder dan 10.000++ lebih email, betapa rumitnya dan memakan waktu (hueekkkk 😀 ).

Belum lagi kalau kita melacak progress dari sebuah percakapan. E-mail biasanya dikirim dengan body dari email terdahulu. Kadang 2 email dengan body history yang sama dapat membingungkan (sampai saya figure out yang mana yang post terbaru). Belum lagi kalau ada satu orang yang reply post dengan body history yang beberapa hari lalu.  Kadang bila percakapan telah menjadi panjang kemudian di forward ke Saya (pake “cc:” atau Carbon Copy), sulit bagi Saya untuk track back ke awal.

Attachment juga dapat membuat bingung, misalkan untuk satu file word document yang sama diupdate secara bersamaan dan terpisah oleh beberapa orang dan dikirim ke Saya. Sudah bisa dipastikan saya kebingungan dalam melakukan merging dari tiap word document yang dikirim.

Web 2.0 untuk Perusahaan

Bagian yang dapat membawa benefit bagi perusahaan adalah information sharing berupa :

1. Wiki – Untuk kolaborasi dimana knowledge dapat dikumpulkan (seperti wikipedia). Wiki cocok untuk information gathering tapi bukan tempat untuk memberikan opini. Gunakan blog untuk opini.
2. Blog – Tempat Personal untuk menuliskan pikiran atau ide (dapat bermanfaat jika perusahaan mendorong karyawannya untuk menuliskan idenya kemudian dibaca dan dikomentari oleh karyawan lain). Blog cocok untuk mendapatkan opini dan bersifat time based. Lebih lanjut untuk blog dapat dibaca pada post saya dibawah.
3. RSS – Dengan software RSS, karyawan dapat diberitahu perkembangan sebuah kejadian. Ambil contoh saat mengerjakan proyek, bila ada user yang memposting sebuah notification pada sebuah forum groupware, RSS forum groupware akan diupdate dan mereka yang subcribe akan segera tahu ada update baru.
4. Instant Messenger (IM) – Karyawan yang ingin berdiskusi singkat dapat memanfaatkan IM, kelebihan lainnya karyawan dapat langsung melihat apakah lawan bicaranya sedang aktif atau tidak. Tanpa IM, e-mail mungkin akan menjadi “chat mail” yang akhirnya memenuhi inbox

Empat teknologi diatas dapat menjadi alternatif untuk email.  Benefit yang lain karena umumnya dapat bersifat informal, teknologi diatas mampu memberikan sebuah lingkungan yang terbuka bagi karyawan-karyawan perusahaan.  Sebagai tambahan, keberadaan forum lebih membantu dalam mengkategorikan posting informasi dari pada email.

Bila sempat saya akan mencoba untuk membahas wiki sebagai alat kolaborasi informasi

Thanks

Yonscun

Read Full Post »

Corporate Blog – Blog untuk Perusahaan

Komunitas Situs Web

Saya pernah membaca sebuah artikel yang menceritakan bagaimana membangun sebuah komunitas pada web (sayangnya artikelnya hilang gara-gara waktu itu Saya salah delete file sebel……). 😦

Saat ingin mengembangkan sebuah website, Sebaiknya telah membuat sebuah rencana untuk membangun sebuah komunitas untuk menjamin adanya re-visit situs (traffic yang tinggi merupakan salah satu ukuran keberhasilan situs).

Komunitas dapat dibagi berdasarkan kepentingan (misalnya Amazon.com untuk komunitas transaksi) maupun interest (seperti komunitas komputer/IT diskusiweb.com atau game).

Pengunjung tampaknya senang bila mereka dapat berkomunikasi dengan pengunjung lain atau mendapat fasilitas untuk mengekspresikan dirinya. Dahulu situs http://www.friendster.com menjadi sangat populer di Indonesia. Itu adalah situs pertama yang Saya ketahui menyediakan fasilitas untuk membuat jaringan teman. Situs lain yang sering jadi bahan referensi kuliah adalah http://amazon.com yang menyediakan fasilitas pada user untuk membuat review buku dan memberikan rating. Fasiltas yang disediakan Amazon secara efektif membentuk sebuah komunitas (pengguna dapat mengekspresikan dirinya dan membaca pesan orang lain contohnya review buku).

Sejak kesuksessan Friendster, mulai bermunculan media sosial lainnya seperti Blog (WebLog – Sebuah diary pribady), YouTube (untuk sharing video), Facebook (seperti friendster tapi ditargetkan untuk kalangan edukasi), dan LinkedIn (jaringan pertemanan profesional).

Artikel ini akan membahas BLOG sebagai salah satu media sosial yang berkembang sejak tahun 2005 kurang dan menjadi semakin populer hingga sekarang. 🙂

 

Perkembangan Blog

Blog telah muncul sejak empat tahun yang lalu yang terus berkembang sebagai salah satu media untuk interaksi sosial. Di Indonesia sendiri, telah bermunculan blogger-blogger baru meskipun sampai sekarang Saya belum berhasil mengetahui berapa banyak blog Indonesia dan pertumbuhannya. Tetapi pemerintah telah menyatakan dukungan pada Blogger Indonesia sewaktu acara blog festival dulu. 😀

Technorati Chairman – David Sifry menyatakan bahwa engine-nya mendeteksi 112 juta blogs dengan pertumbuhan 120 ribu blog baru setiap harinya. Tapi dari sejumlah ini hanya sekitar 13 juta blog yang aktif.

Blog secara langsung maupun tidak langsung mendorong pertumbuhan informasi pada internet. Setiap orang mampu menjadi publisher informasi karena membuat sebuah blog biayanya sangat murah. Posting Blog menggambarkan peta pikiran dari blogger dalam suatu waktu. Jika saja ada sebuah mesin yang dapat merangkum posting-posting baru pada suatu saat, maka sebuah trend dapat terpantau. Beberapa perusaahaan seperti http://www.technorati.com/ dan Google sendiri telah meng-adjust search engine-nya sehingga mampu mendeteksi posting pada blog.

 

Membuat Blog

Berapa biaya untuk membuat Blog? Yang jelas bisa menjadi sangat murah bila memanfaatkan jasa blog gratis seperti http://wordpress.com. Bila menginginkan server / domain sendiri maka biayanya mungkin baru akan meningkat dari Rp200.000,- /tahun hingga jutaan (tergantung fasilitas server yang disewa/dibeli).

Jasa blog gratis seperti http://wordpress.com memungkinkan user biasa (dengan mengesampingkan biaya internet) dapat membuat blog sendiri dalam 10-30 menit dengan biaya blog Rp0,- (bayar biaya internet saja). 🙂

Khusus untuk yang ingin membuat blog dengan hosting server / domain sendiri, disarankan Anda ditemani oleh seseorang yang cukup ahli dalam teknologi web. Banyak sekali engine blog gratis yang dapat dimasukkan kedalam domain Anda, contohnya adalah wordpress (selain hosting dia juga memberikan program blog gratis) tetapi kadang membutuhkan seorang ahli web untuk menginstall kedalam sistem web. Cek juga policy dari hosting Anda untuk memastikan apakah mereka memberikan support.

 

Blog untuk Bisnis – Blog for Business

Perusahaan-perusahaan telah mulai memanfaatkan blog sebagai alat alternatif untuk komunikasi. Meskipun masih diperdebatkan apakah seorang CEO sebaiknya membuat blog, semakin banyak CEO yang mulai Blogging. Contohnya adalah CEO General Motors yang membuat blog untuk publikasi produk dan CEO Sun Microsystem yang blognya juga untuk publikasi Sun Microsystem.

Blog membuat semua orang dapat menjadi publisher, sekarang bila orang ingin mempublikasikan sesuatu, mereka tidak selalu harus menghubungi publisher, mereka dapat menulis pada blog mereka. Akibat dari fasilitas publikasi ini, perusahaan mulai kehilangan kendalinya pada informasi yang beredar. Beberapa blog populer yang dimiliki orang yang cukup berpengaruh sebaiknya dipantau oleh perusahaan untuk mendeteksi trend ataupun isu. Alternatif lain, blogger juga dapat dimanfaatkan untuk mempublikasikan suatu produk perusahaan. Cukup dengan menyewa mereka atau mengajak mereka terlibat dalam acara perusahaan, perusahaan dapat berharap mereka menuliskan hal positif tentang perusahaan pada blog mereka dan dibaca oleh orang banyak.

Secara internal perusahaan, blog mampu menjadi alternatif e-mail untuk komunikasi antar karyawan. Umumnya blog bersifat informal sehingga dapat mendorong partisipasi yang lebih banyak dari karyawannya. Ada baiknya bila dapat dimanfaatkan juga untuk sharing informasi dan membangun komunitas.

Sifat informal blog dapat dimanfaatkan sebagai alat publikasi perusahaan untuk memperkenalkan produk baru dan menjelaskan sesuatu pada media. Karena hal ini beberapa perusahaan menyediakan blog mereka untuk dilihat oleh orang luar perusahaan. Perusahaan dapat lebih mudah untuk menerima feedback dari user tentang produk mereka bahkan mendeteksi orang-orang penting yang saran mereka didengarkan oleh konsumen.

 

Hal-hal negatif yang dapat muncul dari Blog

Blog, disengaja ataupun tidak dapat menjadi media untuk berbuat kejahatan – seperti memposting hal-hal SARA dan membocorkan rahasia perusahaan. Sejauh ini Saya masih belum mendapatkan undang-undang yang benar-benar ditujukan dan mengatur tentang etika bloging (termasuk apakah seorang blogger dapat dikatakan sebagai wartawan dan mempunyai hak seperti wartawan). 😦

Happy Blogging

 

Yonscun

Read Full Post »

Blog Tools

Dahulu saya ada membuat artikel tentang kemampuan Microsoft word 2007 dalam mempost sebuah word document ke web. Fitur tersebut sangat nyaman karena seluruh image otomatis akan diupload juga ke web (cocok untuk mereka yang tidak mau pusing upload satu per satu file gambarnya).

Hanya saja Microsoft Office 2007 datang dengan harga yang pantas :P. Saya akhirya mencoba untuk browsing ke google mencari blog tools yang bagus. Kriteria yang saya pakai adalah

1. harus mampu membuat sebuah rich text (bisa huruf tebal, paragraft, bullet)
2. harus mampu mengupload gambar secara otomatis tanpa merepotkan user
3. (optional) Mendukung tag

Setelah browsing ternyata ada dua buah produk yang sesuai:

1. Blog Desk (Free)

   

   Tools ini diberikan secara gratis dan saya telah coba dengan mengetikkan artikel ini dengan blog desk. Hanya saja repotnya kadang-kadang Saya masih harus secara manual mengedit HTML dari artikel yang Saya buat.
   Keunggulannya antara lain adalah kemampuan untuk insert gambar dan upload langsung ke web. Fasilitas yang keren adalah kemampuan untuk mengedit gambar sebelum dimasukkan kedalam artikel. Kelemahannya, Editornya masih agak kurang bisa kalau tasknya agak rumit seperti menginsert tag HTML paragraft <p> pada bullet (<li>). Saya terpaksa mengedit di mode HTML (membutuhkan kemampuan HTML sedikit)

2. Blog Jet (Paid / Buy)

   

   Tools yang satu ini cukup setara dengan blog desk diatas, sayangnya tidak gratis (trial 30 hari). Blogjet memiliki hampir semua keunggulan blog desk hanya saja saat memasukkan gambar kita tidak akan menemukan tools untuk memanipulasi gambar seperti pada blog jet. Fitur yang dimilikinya antara lain integrasi dengan flickr, youtube, automatically attach a file (how confinient), dan smiley.

Saat ini sih alternatif untuk yang murah adalah Blog Desk karena free dan dukungan image editingnya yang lumayan. Tetapi Microsoft Word 2007 dan Blog Jet bisa jadi pertimbangan bila ada dana berlebih 🙂

 

Happy Blogging

 

Yonscun

Read Full Post »