Registrasi FastNet

Akhirnya dapat koneksi internet

Tralala Lilili senang sekali hatiku setelah lama kehausan bandwidth ^^

Pas Saya coba, koneksi fastnet kenceng juga dan mendekati dengan tertera di situsnya. Teknisi yang masang juga kerjanya cepat, kurang dari 1 jam udah beres.

Cuma yang repotnya ama fastnet, registrasi customer baru makan waktu lama. Bahkan minggu lalu pernah dibilangin akan datang teknisinya, eh pas saya tunggu gak datang2 sebel…..(pas telp ke customer supportnya, saya dibilangin belum terdaftar…..waks….gubrak!!!)

Lucunya waktu mereka datang lebih cepat dari jadwal. Janjinya jam 13:00 datang tapi ternyata jam 11:00 udah datang. Waduh kalang kabut deh lagi mandi waktu itu.

Selama masang, tetangga pada berdatangan (proses pemasangannya menarik perhatian, soalnya sampai panjat tiang sih). Ini beberapa pertanyaan yang muncul (yang minta pasang sampe 3 orang):

Tetangga : “Bapak dari PLN wilayah mana?”
Teknisi : (Gubrak!!!) “Bukan, Saya fastnet”

Tetangga : “Pak sekalian pasang ditempat Saya donk”
Teknisi : “Registrasi dulu Pak ke sales kami, kami hanya teknisi yang melakukan pemasangan”

Meskipun registrasinya agak ribet, tapi terbayar deh dengan internetnya yang kenceng ^^

Sip Sip Sip

Multitasking dan Multitasker

Pengertian Multitasking untuk Bisnis?

Istilah multitasking pertama kali Saya dengan pada aplikasi windows 3.1x. Kemudian baru sewaktu di Universitas, Saya mendapati isitilah ini telah berkembang menjadi sebuah istilah bisnis tentang seseorang yang bisa melakukan tugas lebih dari satu.

Saya agak cukup yakin istilah “Multitasking” pada bisnis agak bias. Kenyataannya PC dahulu umumnya hanya memiliki satu buah prosessor sehingga tidak memungkinkan untuk mengerjakan dua tugas sekaligus pada satu saat. Sistem operasi windows mengakalinya dengan cara switching antar proses dengan cepat tetapi tetap saja hanya satu proses yang dikerjakan pada satu saat.

Hal yang sama berlaku juga untuk manusia, dengan badan dan kepala yang hanya satu, sulit membayangkan manusia bisa mengerjakan dua buah pekerjaan yang banyak memerlukan pikiran pada saat yang sama. Kemampuan manusia dalam switching pekerjaan tidak seefisien komputer karena mereka memerlukan waktu untuk membaca, mengingat, dan memahami kembali pekerjaan barunya (meskipun itu telah mereka kerjakan sebelumnya). Hal inilah yang menyebabkan adanya Switching Cost yaitu lama waktu yang dibutuhkan manusia saat berpindah tugas sampai ke tingkatan produktif lagi. Misalkan programmer A mengerjakan proyek 1 dan proyek 2 bersamaan. Saat telah setengah mengerjakan proyek 1, dia diperintahkan untuk berpindah ke proyek 2. Dua jam pertama dihabiskan untuk memahami kembali arsitektur coding dari proyek 2. Dua jam inilah yang disebut Switching Cost.

Tom DeMarco, dalam bukunya Slack (Broadway Books, 2002), menyatakan minimum 15% pinalty terjadi saat task switching (pada proyek IT umumnya). Angka 15% ini dapat meningkat bila proyek sangat kompleks.

Multitasking pada Bisnis

Multitasker adalah isitilah dari orang yang mampu mengerjakan lebih dari satu tugas. Perusahaan umumnya berupaya untuk mendapatkan dan memperkerjakan orang-orang seperti ini. Tetapi Apakah mereka menyadari Multitasker ini juga memerlukan waktu untuk membiasakan diri saat berpindah proyek? Multitasker harus mempelajari lagi arsitektur proyek, meneliti dependencies, membaca ulang business logic, dan lainnya.

Saya pernah membaca buku Peter Drucker berjudul “The Effective Executive“, buku yang sangat baik menurut Saya. Dalam tulisannya Peter mengemukakan pentingnya menguasai lebih dari satu ilmu dan umumnya CEO adalah orang yang mampu mengerjakan tugas lebih dari satu. Hanya saja disana lebih disebut bahwa CEO menyelesaikan dua tugas dalam satu bulan, bukan mengerjakan dua tugas bersamaan.

Mengerjakan dua tugas secara bersamaan dimungkinkan bila salah satu tugas dapat diotomatisasikan dan tidak memerlukan intervensi dari user. Contohnya memproses pembayaran pajak secara elektronik, user mungkin hanya perlu menekan satu tombol dan menunggu hasilnya. Perhitungan pajak mungkin membutuhkan waktu lebih dari satu jam bergantung jumlah data yang dihitung. Selama menunggu, user dapat mengerjakan yang lain.

Saya sendiri lebih menyukai kata mengartikan kata Multitasking pada aktivitas “membuat prioritas” dan “alokasi sumber daya” (waktu, uang, tenaga manusia, dll). Saya sendiri kurang yakin mampu mengerjakan dua tugas kompleks pada saat bersamaan. Tetapi Saya cukup yakin dengan membuat prioritas kerja yang baik dan alokasi sumber daya yang tepat, efisiensi pengerjaan tugas dapat diperoleh. Umumnya Saya berfokus pada sebuah tugas hingga titik dimana pekerjaan selesai atau tidak dapat dilanjutkan karena menunggu suatu input. Saat idle inilah Saya manfaatkan untuk berpindah ke tugas yang lain sambil menunggu tugas pertama dapat dilanjutkan lagi.

Biaya Switching Cost

Berikut ini ada dua buah proyek dengan profile sebagai berikut :

Nama Proyek	Lama Pengerjaan	Expired
Proyek A Proyek B	4 Bulan 4 Bulan	31 Des 2008 31 Des 2008

Setiap proyek mempunyai awal pengerjaan paling awal 1 Januari 2008. Proyek mau tidak mau harus diselesaikan atau dihentikan pada tanggal 31 Desember 2008 karena diasumsikan terjadi perubahan operasi bisnis sehingga proyek harus dibuat ulang. Contoh proyek seperti ini adalah proyek marketing dimana pola marketing selalu berubah dan proyek penggajian / benefit jika perusahaan sering mengganti-ganti perhitungan benefitnya untuk menyesuaikan dengan persaingan.

Bila tidak terjadi task switching, alur normal dari proyek adalah sebagai berikut:

Disini terlihat Proyek A akan menikmati masa produktif dari bulan 5-12 sedangkan proyek B menikmati masa produktif dari bulan 9-12.

Bila user yang mengerjakan proyek mengalami switching yang sangat sering (dalam 1 hari proyek A dan B dikerjakan secara pararel) maka umumnya untuk 8 jam kerja perhari, 4 jam akan dialokasikan ke proyek A dan 4 jam sisanya dialokasikan ke proyek B. Tetapi switching cost terjadi dalam kasus ini sehingga diagramnya berubah menjadi sebagai berikut:

Masing-masing proyek memerlukan waktu 4 bulan tapi karena dikerjakan setengah-setengah maka waktu penyelesaian proyek bertambah, seharusnya selesai pada bulan 8 tetapi karena terjadi switching cost, maka proyek baru dapat selesai keduanya pada bulan 9 (asumsi total switching cost adalah 1 bulan). Hal ini menyebabkan masing-masing proyek hanya menikmati masa produktif 3 bulan sebelum harus diubah lagi. Tentu saja bila kita kaitkan dengan finance, ROI (Return on Invesment) proyek menurun.

Ok memang contoh diatas mungkin kurang realistis tetapi yang Saya tekankan adalah perlunya perhitungan cermat dalam hal Switching proyek pada karyawan. Sering kali perusahaan lupa pada biaya ini.

Mengorganisasikan Kerja

Dibombardir dengan tugas-tugas? Tentu saja semua orang pernah mengalaminya mulai dari siswa, mahasiswa, ataupun karyawan. Salah satu orang yang multitasking-nya hebat mungkin adalah ibu kita sendiri. Mereka memasak, membersihkan rumah, mencuci baju, menjadi bayi, mengsterilkan makanan/minuman bayi, bahkan membayar tagihan umum seperti listrik. Belum lagi bila Ibu kita adalah wanita karir, tentu saja organisasi tugas menjadi semakin rumit. Bagaimana dia (ibu) mengorganisasikan tugasnya? Tercatat atau tidak, Ibu umumnya telah mempunyai rencana harian tugasnya. Pagi hari memasak, siang membersihkan rumah, malam mencuci, dan sebagainya (belum lagi bicara tentang tugas kantornya pada wanita karir). Resource Management (Time Management) adalah intinya sehingga dia seakan-akan bisa multitasking.

Ada beberapa software yang membantu kita mengorganisasikan kerja seperti calendar atau gantt chart. Berikut ini beberapa screen shot software tersebut:

Mozilla Sunbird menyediakan fasilitas kalender sebagai task reminder ataupun sekedar pencatatan. Outlook dan Lotus Notes juga menyediakan fasilitas kalender. Gambar dibawah adalah portable Mozilla Sun Bird yang bisa diperoleh gratis di http://portableapps.com

OpenProg (http://www.projity.com) adalah sejenis project management yang gratis dan lumayan baik. Sayangnya diagram yang didapat dari aplikasi ini tidak bisa dieksport ke aplikasi lain bahkan sebagai gambar pun (harus di screen shot manual).

Happy “Multitasking”

Yonscun

Struktur Organisasi ( Organizational Structure )

Stuktur organisasi pada setiap perusahaan berbeda-beda bergantung pada budaya dan jenis industri dimana mereka berusaha. Contohnya saja perusahaan konsultan dan perusahaan pertambangan. Struktur organisasi mereka bisa sangat berbeda. Umumnya pada perusahaan konsultan, jabatan tertinggi adalah “partner” sedangkan pada perusahaan tambang bisa CEO. Umumnya stuktur organisasi dapat digolongkan menjadi tiga jenis: Fungsional, Project, dan Organisasi Matrix. Tipe struktur organisasi berpengaruh pada bagaimana komunikasi didalam perusahaan.

Functional Organization ( Organisasi Fungsional )

Organisasi fungsional umum ditemui pada perusahaan-perusahaan yang memproduksi suatu barang. (Kebanyakan perusahaan di Indonesia mungkin menggunakan Functional Organization tapi Saya belum mendapatkan hasil survey tentang ini).

Pada functional organization, semakin besar organisasi, semakin dalam pula hirarkinya dan semakin terspesialisasi pekerjaannya. Semua orang melapor kepada hirarki diatasnya, seterusnya hingga mencapai puncak hirarki (CEO).

Keuntungan dari Functional Organization adalah kesederhanaan dalam komunikasi dan efisiensi proses yang berulang. Kerugiannya bila menghadapi sebuah proyek antar divisi, pergerakan dari tiap anggota tim akan terbatasi oleh sekat-sekat divisi dan manajer proyek dapat merangkap menjadi manajer salah satu divisi yang mengakibatkan keputusannya terpengaruh kedudukannya pada divisi. Kerugian lain dari sistem ini adalah komunikasi menjadi sangat terbatas (umumnya top down) dan kreativitas terbatasi oleh rangkaian persetujuan birokratis.

Projectized Organization ( Organisasi Proyek )

Organisasi proyek seperti ini berfokus hanya saja proyek daripada fungsionalitas. Saya sendiri belum pernah menemukan organisasi besar yang menggunakan tipe organisasi proyek ini. Mungkin tipe organisasi ini ada pada beberapa kelompok konsultan freelancer yang bekerja secara lepas tetapi memiliki seorang koordinator. Manajer proyek memiliki kuasa yang besar selama sebuah proyek berlangsung.

Keuntungan dari tipe organisasi ini adalah kemudahan untuk memasukkan seorang konsultan luar, efisiensi dalam mengerjakan proyek, kemudahan untuk membagikan sumber daya antar proyek, fleksibilitas dan independensi yang besar dari tiap karyawannya.

Kekurangan yang dapat muncul adalah setiap karyawan harus cukup memiliki motivasi, bertanggung jawab, dan terbiasa untuk mengambil inisiatif. Struktur ini tidak terlalu cocok bila perusahaan memiliki banyak aspek administrasi atau operasi.

Matrix Organization ( Organisasi Matrix )

Organisasi Matrix merupakan peleburan dari kedua tipe organisasi diatas. Organisasi Matrix menca ri keseimbangan antara operasional/administrasi dan proyek. Contohnya adalah seorang manajer proyek yang ingin mengerjakan proyek inventory. Tim proyek akan terdiri dari bagian purchasing dan finance.

Organisasi Matrix mempunyai tiga buah sub Organisasi berdasarkan kekuatan manajer proyek dan manajer fungsional.

Manajer Fungsional	Manajer Proyek	Keterangan
Lemah	Kuat	Weak Matrix. Manajer proyek memiliki kekuatan besar, peran manajer fungsional berkurang menjadi sekedar orang yang bertanggung jawab untuk menyediakan sumber daya untuk proyek seperti pelatihan anak buahnya.
Menengah	Menengah	Balanced Matrix. Manajer proyek yang fungsional sama-sama kuat, umumnya membutuhkan komunikasi dan prosedur yang jelas agar tidak saling memperebutkan sumber daya manusia.
Kuat	Lemah	Strong Matrix. Manajer proyek hanya berfungsi sekedar untuk koordinasi proyek dan dokumentasi. Dia tidak memiliki kekuatan apapun.

Keuntungan yang diberikan tipe organisasi matrix adalah pemanfaatan sumber daya manusia yang efisien, anggota tim mempunyai pekerjaan operasional tetap setelah proyek selesai, sharing pengetahuan antar divisi yang lebih baik dari pada tipe fungsional, dan adanya keterlibatan stakeholder yang kuat.

Kekurangan yang dapat muncul adalah dengan adanya dua buah atasan, karyawan bawah harus melapor pada dua atasan dan hal ini dapat membingungkan. Atasan-atasan dapat memperebutkan karyawan sehingga membingungkan mereka dalam membuat prioritas kerja dan memahami perannya. Prosedur komunikasi dan pemanfaatan sumber daya harus ada dan jelas untuk menghindari kekacauan ini.

Source:

Agile Portfolio Management. Jochen Krebs. 2009

Wikipedia.org (Matrix Organization)

Open Office 3 Migration

Saya akhirnya mulai untuk menggunakan Open Office menggantikan Microsoft Office di kantor. Open Office sebenarnya sudah cukup stable dan baik untuk menjadi aplikasi office yang utama.

Tapi seperti yang sudah diduga, banyak dokumen yang dibuat dengan Microsoft Office 2003 sewaktu dibuka di Open office menjadi rusak. Ini cukup membuat repot soalnya harus membuat ulang lagi template yang ada.

Masalah yang sekarang agak bikin saya bingung adalah bagaimana membuat sebuah Border pada Body dokumen. Tiap halaman tentunya ada 3 bagian yaitu Header, Body, dan Footer. Untuk membuat page border pada open office sangat gampang melalui menu styles. Hanya saja saya bingung bagaimana cara membuat border hanya untuk bagian body saja. Pada Microsoft Office 2003, saya cukup double click pada header dan tambahin sebuah retangle drawing. Tapi cara kerja header pada Open Office sangat berbeda sekali (melalui styles), sehingga cara pada Microsoft Word tidak berlaku.

Ada satu lagi yang agak aneh, kemarin beberapa situs sudah menyediakan pemberitahuan bahwa Open Office 3.0 sudah final tetapi pas saya cek di situs utamanya http://openoffice.org/ tidak ada sama sekali. Cek ke mirror di indonesia ftp://kambing.vlsm.org/openoffice/stable/3.0.0/ sudah ada tuh Open office 3.0.0 hanya saja versi windows kok hilang ya?

Akhirnya dapat juga tempat download Open Office v3.0.0 di http://www.filehippo.com/download_openoffice/

Kemungkinan Open Office 3.0 belum benar2 direlease, ini mungkin preview dahulu sebelum benar-benar di release.

Happy Office

Yonscun

Firefox Tab Mix Plus

Sejak Firefox 3.0 keluar, saya sudah lama menunggu versi TabMixPlus untuk firefox 3 keluar. Tapi entah kenapa baru sekarang keluar dari versi beta.

Anyway, Saya cukup senang akhirnya keluar final version. Saya suka sekali extension TabMixPlus terutama fasilitas menempatkan tab dalam multiline (bukan scroll) dan fasilitas untuk menampilkan load progess pada tiap tab sehingga kita tidak harus click tab tersebut hanya untuk melihat load progress.

Download tabmixplus ada di https://addons.mozilla.org/en-US/firefox/addon/1122

Happy Browsing using firefox

Yonscun

Open Source Visio Alternative

Microsoft Office 2007 mempunyai alternatif Open Source yaitu Open Office, Microsoft Project Profesional (Bukan server!) juga mempunyai alternatif serperti Open Project. Dulu Saya ada buat sebuah artikel tentang open source alternatif untuk software bisnis (Link Pop Up).

Sekarang Saya coba cari-cari alternatif dari Microsoft Visio. Setelah browse di http://sf.net/softwaremap akhirnya ada tiga kandidat yang cocok yaitu :

1. Dia
   
2. StarUml
   
3. ArgoUML
   
   

Rata – rata penggantinya memang kearah UML sih, sayangnya stencil-stencil visio tidak dapat digunakan diatas (kemungkinan masalah legal). Bila sekedar grafik, mereka sudah dapat menghandle dengan sangat baik.

Have a nice day

Yonscun

Microsoft Virtual PC Tutorial

Hi, Kali ini saya akan menjelaskan cara menggunakan Microsoft Virtual PC 2007.

Microsoft Virtual PC sebenarnya adalah software gratis yang berjalan di windows bertujuan untuk mensimulasikan sebuah operating system. Singkat kata, anggap saja kalian memakai Operating Sytem dalam sebuah Operating System.

Keuntungan dari Microsoft Virtual PC adalah kalian tidak perlu membeli harddisk baru atau membuat dual boot saat ingin menguji coba sebuah sistem operasi baru. Saya sendiri akan memakai Microsoft Virtual PC sebagai alat uji coba software trial/demo sehingga sistem operasi utama tidak kotor dengan software demo.

Sistem operasi yang didukung dengan baik Microsoft Virtual PC umumnya adalah yang berasal dari keluarga Microsoft sendiri seperti Windows 98, XP, Vista. Untuk linux dukungannya kurang, lebih baik memakai Software virtualization yang lain seperti VMWare (sayangnya tidak gratis).

Kelemahan saat ini adalah tidak didukungnya USB drive oleh virtual PC. Pada VMWare USB Drive telah didukung.

Hari ini Saya akan melakukan demo pada platform windows XP SP2. Perlu diingat, Saya sarankan memory komputer minimal 1 giga dan free spaces minimal 10 giga. Sistem Operasi Guest dari Virtual PC memakan sejumlah besar memory dari sistem operasi host (OS dimana virtual PC berjalan).

Sebelum memulai Saya mengingatkan, yang disebut Guest adalah operating sistem pada virtual PC sedangkah Host adalah operating sistem asli/utama kalian.

Berikut adalah langkah-langkahnya :

1. Download Microsoft Virtual PC 2007 SP1 dari http://www.microsoft.com/windows/downloads/virtualpc/default.mspx

   Note: Installer Microsoft Virtual PC juga memerlukan software pendukung seperti windows intaller 4.5 keatas dan MSXML 6.0 keatas. Pastikan kalian telah memilikinya atau instalasi tidak dapat berjalan.

2. Setelah selesai mendownload, segera install. Langkah-langkah instalasi umumnya gampang (tinggal klik saja tombol Next)

3. Jalankan Microsoft Virtual PC dari Start –> Program –> Microsoft Virtual PC

   

4. Bila belum memiliki setting satu pun Virtual PC kalian akan mendapatkan Wizard seperti dibawah ini (Klik saja next)

   

5. Pilihlah create virtual machine

   

6. Pilihlah sebuah nama untuk guest OS kalian. Nama bebas tapi Saya menuliskan “WinXP Test Platform”

   

7. Karena Saya akan menginstall windows, maka saya memutuskan untuk memilih windows XP dari drop down list.

   

8. Adjust RAM menjadi 512 MB. Defaut RAM yang hanya 128 MB sangat kurang. Note: hati-hati dalam adjust RAM ini karena sejumlah inilah RAM dari host akan tersita oleh Guest. Karena inilah saya sarankan memory host OS minimal 1 giga.

   

9. Berikutnya kalian akan membuat sebuah Harddisk untuk Guest OS. Bentuk fisik dari HDD ini sebenarnya hanyalah sebuah file. Tentu saja ukuran filenya bisa besar sekali mencapai lebih dari 2 giga bila seluruhnya telah diinstall. Pilihlah “new virtual disk”, default setting yang memberi ukuran hdd virtual sebesar 60 giga byte telah sangat memadai.

   

   

10. Wizard selesai, klik saja finish. Berikutnya adalah memasukkan Windows XP CD kedalam CD Rom drive dan start virtual machine.

    

11. Pastikan CD windows XP berada pada cdrom drive, dan start virtual machine. Ada 2 cara menjalankan virtual machine. Pertama dengan mengklik virtual machine file (*.vmc) atau Klik start pada Virtual PC Console.

    Note: beberapa setting pada virtual machine masih grayed out karena Guest OS belum terinstall dan belum memiliki software “Virtual Machine addition”.

    

    

12. Lakukan instalasi seperti biasa (bagaimana cara menginstalasi windows XP diluar dari tutorial ini). Coba lakukan googling bila ingin mendapatkan tutorialnya.

    
    

    
    

13. Setelah OS terinstall dan kalian dapat boot kedalam, waktunya menambahkan sebuah Virtual Machine Additions. Klik pada menu Action dan pilih “Install or Update Virtual Machine Additions”. Kalian akan mendapatkan warning, klik saja continue dan lakukan install. Setelah install selesai, restart system.

    Note: Bila kalian merasa cursor mouse terjebak dalam OS Guest (tidak bisa move ke OS Host) tekan saja tombol ALT yang disebelah kanan keyboard (jangan yang kiri!).

    

    

14. Selamat kalian sudah membuat sebuah Virtual PC . Berikutnya adalah dasar-dasar manipulasi file

    

15. Untuk mengcopy sebuah file dari host ke guest, klik dan drag sebuah file dari desktop/folder ke dalam virtual pc seperti pada gambar dibawah ini. Hal yang sama juga berlaku bila kalian ingin mengcopy dari guest ke host.

    

16. Kelemahan dari cara diatas adalah bila kalian ingin mengupdate file pada guest kemudian perubahan ini ingin juga diimplementasikan pada host maka kalian akan sering click and drag. Cara lain yang lebih baik adalah membuat sebuah shared folder. Langkahnya adalah sebagai berikut:
    1. Klik edit -> setting

       

    2. Ke pilihan shared folder dan buat sebuah share folder

       

    3. Kemudian untuk mengakses shared folder, gunakan windows explorer pada guest operating system dan browse ke dari Y (atau drive letter lainnya bergantung dari mapping).

17. Menu setting juga dapat digunakan untuk mengedit nilai-nilai lain seperti besar memory etc.

Note:

1. USB Drive tidak didukung oleh virtual PC!
2. Ukuran file virtual PC cukup besar, bahkan sudah mencapai 1,4 gb padahal baru windows yang diinstall

   

Sekian tutorial saya, Happy Virtualization

Yonscun

Matrix Organization

Akhir-akhir Saya makin merasa untuk suatu pekerjaan yang bersifat project based, matrix organization lebih cocok daripada functional organization. Contoh functional organization adalah yang sering kita temui sehari-hari seperti divisi HRD, divisi dokumentasi IT, divisi programmer, divisi policy standard and procedure.

Divisi functional memiliki keunggulan bila pekerjaannya berulang dan rulenya telah jelas. Tapi untuk kasus divisi IT, kebanyakan project yang mereka pegang rulenya belum ada karena terkadang proses bisnis masih dalam tahap draft. Maka project sifatnya tidak sejelas administrasi rutin.

Pada saat dihadapkan pada proyek yang complex atau memiliki rule yang sama sekali baru bagi perusahaan (bila project juga sekaligus menjadi moment Business Process Reengineering), pembagian divisi secara functional mungkin menjadi sulit untuk menanganinya. Masalah yang Saya lihat mungkin pada komunikasi. User umumnya buta dengan apa yang terjadi pada divisi lainnya. Misalkan proyek telah diselesaikan programmer dan diserahkan ke bagian dokumentasi user, bagian dokumentasi user mungkin butuh waktu 2 minggu untuk mempelajari proyek tersebut karena mereka tidak dilibatkan dari awal. Dua minggu inilah yang Saya kira merupakan pemborosan.

Masalah lain yang dapat muncul mungkin pada project performance dan reward lebih pada individual daripada sebuah team project. Kita dapat melihat performa dari masing-masing divisi fungsional tetapi tidak secara keseluruhan maka reward untuk anggota project juga susah ditentukan.

Pada divisi matrix, seluruh team atau setidaknya beberapa orang dari team umumnya berpartisipasi langsung pada project dari awal hingga selesai sehingga mempunyai pemahaman dari project secara garis besar.

Kedepan Saya akan mencoba untuk meng-contact beberapa teman Saya dan membandingkan pola organisasi pekerjaan mereka.

Wiki for Corporate – Wiki untuk Perusahaan

Wiki sebagai Alat Kolaborasi (Wiki as collaboration tools)

Masih ingat cerita saya tentang web 2.0 dan susahnya e-mail ? Selain email sebenarnya masih banyak lagi masalah yang pernah saya temui dalam knowledge management. Telah umum bahwa masing-masing orang dalam satu perusahaan memegang satu pengetahuan yang terspesialisasi. Anggap saja antara programmer computer dan ahli accounting, mereka mempunyai pengetahuan mereka sendiri yang mungkin jauh berbeda satu dengan lain. Masalah dapat muncul bila antar personal tidak mampu berkomunikasi dengan baik. Misalnya programmer ingin membuat software akuntansi tetapi mengalami kesulitan saat mendefinisikan business rule dengan ahli accounting. Parahnya bila “sang ahli” resign (mengundurkan diri), perusahaan bisa mengalami “kehilangan ingatan” (istilah Harvard ). Ada kebutuhan untuk meng-capture pengetahuan dan membuat media komunikasi pengetahuan antar personal dalam perusahaan.

Salah satu teknologi web 2.0 yang menjanjikan untuk memperkuat komunikasi adalah WIKI. Banyak dari kita setidaknya pernah mendengar wiki, contohnya http://wikipedia.org sebuah ensiklopedia yang sangat lengkap. Model pengetahuan wiki agak unik, daripada menyewa ahli-ahli, wiki memberikan kesempatan bagi setiap orang untuk membaca atau menulis pengetahuan secara gratis (tentu saja harus ada beberapa peraturan yang harus dipatuhi misalnya referensi yang jelas). Wiki memungkinkan orang-orang dari banyak tempat lebih mudah untuk terhubung dan berbagi pengetahuan. Wiki memberikan penekanan yang lebih besar pada social connectivity, hal ini yang membedakan Wiki dari content management yang lain.

Wiki untuk Perusahaan (Wiki for Corporate)

Wiki bermanfaat dalam mengumpulkan pengetahuan dari karyawan-karyawan didalam perusahaan. Ide-ide atau pengetahuan antar team/divisi perusahaan dapat disimpan dan dikembangkan dalam dokumen wiki. Wiki juga dapat digunakan sebagai alat pendorong inovasi karena kemampuannya untuk mengizinkan user berkolaborasi. Uniknya tipe kolaborasi yang dimungkinkan adalah Bottom Up selain dari Top Bottom yang telah sangat umum. Contoh top down adalah pekerjaan pertama-tama didefinisikan oleh orang-orang yang punya otoritas, lalu menunjuk bawahan dan membagi-bagi tugas. Pola top down umumnya bersifat kaku. Bottom Up memberikan kesempatan pada semua user untuk membantu dan memberikan masukan. Top Down atau Bottom Up mungkin memberikan hasil yang sama bila berhubungan dengan satu project, hanya secara hubungan social akan bisa berbeda.

Kemudahan wiki mungkin menjadi salah satu hal yang menarik. Ingin mengubah dokumen? Cukup datang ke situs, update, dan beres! . Tidak ada birokrasi untuk memposting tulisan (well yang ini bergantung perusahaan). Bila ada perubahan atau ada kesalahan dalam dokumen, user lain dapat memperbaikinya atau mengembalikan versi document ke sebelumnya.

Wiki juga dapat menjadi alat e-Document, dimana dokumen-dokumen perusahaan dipusatkan. Excel, Word Document, Etc dapat diupload ke wiki. Tapi sampai batas tertentu mungkin kemampuan untuk versioning dokumen seperti share point belum ada. (note: tolong kasih tau saya bila Wiki sudah bisa seperti ini ).

Siap atau tidak, Generasi Y telah mulai masuk ke lapangan kerja (lihat artikel saya tentang mereka). Generasi ini memiliki pengetahuan (atau setidaknya pernah menggunakan) Web2.0 dan mereka cenderung lebih ingin mengorganisasikan pekerjaan dan jaringan social mereka sendiri. Generasi Y sangat mungkin berupaya untuk menggunakan teknologi jaringan social pada pekerjaan mereka.

Membuat sebuah Wiki untuk Perusahaan

Software wiki banyak yang gratis contohnya mediawiki, TWiki, Screwturn Wiki, TikiWiki, etc. Saran saya adalah sesuaikan dengan IT Platform yang telah ada pada perusahaan. Misalkan perusahaan telah memakai DOT NET sebagai standar system maka pilihlah system wiki yang dapat berjalan pada platform DOT NET. Standarisasi ini bertujuan untuk mencegah IT platform pada perusahaan menjadi “Pulau-pulau” yang banyak, beragam, dan kecil. Saat pulau-pulau ini mulai tidak terkontrol, perusahaan akan mulai kehilangan efisiensinya.

Implementasi awal wiki sebaiknya dimulai dari sebuah divisi kecil dan sifatnya informal. Scope yang kecil dan sifat informality akan menghasilkan kolaborasi dan control yang lebih baik. Upayakan agar semua user mengerti dan mau memakai wiki sebagai alat kolaborasi pengganti email (untuk hal inilah sifat informal akan berperan). Beberapa perusahaan seperti Dresdner mengklaim wiki membuat traffic email turun sampai 75%. Jumlah Meeting (rapat) sebenarnya juga dapat berkurang karena adanya platform baru untuk berdiskusi.

Apakah wiki mudah dipakai? Karena sifatnya yang web based, wiki mudah untuk dipelajari. Memang dalam editing content, wiki memiliki beberapa karakter khusus seperti penggunaan tiga buah petik tunggal mengapit satu huruf/ kalimat untuk membuat cetakan BOLD (contoh: ”’Huruf tebal”’), tetapi beberapa wiki mulai membangun editor WYSIWYG sehingga user tidak perlu lagi pusing dengan tag special wiki

Perusahaan mana saja telah memakai wiki? Mungkin ini adalah contoh yang baik (diambil dari informationweek):

1. Social Text : Nokia, Ziff-Davis
2. Twiki : Yahoo, Michelin (China), Kodak, Cingular, Disney, Motorola, SAP
3. Google (Custom Made)

Bagaimana dengan control informasi? Yang satu ini memang bisa menjadi tantangan. Sejak seluruh kemampuan editing berasal dari karyawan bawah, perusahaan kehilangan control langsung pada informasi. Tetapi ada beberapa hal yang dapat dipakai sebagai control informasi seperti sebuah set aturan yang menjelaskan tata cara penggunaan wiki. Tapi sebagai peringatan: sebaiknya upayakan wiki tetap bersifat informal dan terbuka, memaksa karyawan menuliskan sesuatu seperti yang diinginkan orang tertentu bukanlah kebijakan yang populer. Terlalu banyak aturan dan pengawasan dalam penggunaan wiki pada corporate juga membuat karyawan segan menggunakan dan malas memberikan ide. Sebaliknya, izinkan karyawan secara bebas mengutarakan pendapatnya dengan tetap mengedepankan profesionalitas (no personal attack, be etiquette). Let Them Talk Professionally, Lead them, don’t be rigid and over managing.

Hal-hal yang dapat dan tidak dapat ditangani Wiki

News InformationWeek (lihat referensi bawah) memberikan banyak masukan tentang hal apa saja yang cocok untuk wiki dan tidak. Berikut adalah table summary dari News InformationWeek:

Pakai Wiki Bila	Jangan Pakai Wiki Bila
Ingin membuat sebuah intranet dengan cepat dan murah tanpa mengorbankan keamanan, fungsionalitas, dan ketahanan system IT	Berupaya menyimpan file yang memiliki format yang kompleks (seperti custom flashpaper) – wiki umumnya hanya dapat menyimpan HTML text based
Ingin mempublish dokumen secara tersentral dan mengizinkan karyawan dengan mudah mencari, mengakses dan mengedit dokumen tersebut	Menjadikan wiki sebagai sarana utama untuk berdiskusi. Meskipun diskusi dapat dilakukan pada wiki, tetapi lebih baik menggunakan blog karena wiki lebih bersifat diskusi content bukan timeline
Mengatur project knowledge (mengurangi meeting dan email hell)

Akhir kata, bila kondisi memungkinkan dan perusahaan belum mempunyai sarana untuk kolaborasi dan knowledge management, cobalah untuk memakai wiki pada perusahaan. Karena biayanya yang rendah, maka resiko untuk mengimplementasikan dan menilai efektivitas wiki juga seharusnya cukup rendah. Bila dapat dikelola dengan baik, benefit yang didapat mungkin dapat jauh melebihi biaya investasinya

Happy Wiki

Yonscun

Ref:

http://www.informationweek.com/story/showArticle.jhtml?articleID=167600331

Web 2.0 for Corporate

Web 2.0 untuk Perusahaan

Akhir-akhir ini Saya sering berpikir apakah teknologi web2.0 dapat dibawa untuk meningkatkan performa perusahaan. Ok membawa web 2.0 mungkin tidak berarti harus mengubah seluruh system yang ada menjadi AJAX atau lainnya. Saya berpikir untuk membawa benefit dari information sharing pada web 2.0 ke perusahaan. Ini mungkin bukan sebuah hal yang baru tapi tetap dapat menjadi alternatif yang baik untuk sharing informasi.

Susahnya E-Mail

E-Mail telah menjadi salah satu alat utama untuk information sharing diperusahaan.  Setiap hari satu orang dapat di bombardir lebih dari 100 e-mail setiap harinya dan waktu karyawan tersebut akan tersita cukup lama untuk membaca hampir semuanya dan mem-reply email. Belum lagi kekesalan bila mendapatkan email sampah (SPAM).

Repotnya bila kita harus mencari email tertentu dalam hutan email dalam inbox. Bayangkan mencari satu buah email dalam sebuah inbox dengan 30 folder dan 10.000++ lebih email, betapa rumitnya dan memakan waktu (hueekkkk ).

Belum lagi kalau kita melacak progress dari sebuah percakapan. E-mail biasanya dikirim dengan body dari email terdahulu. Kadang 2 email dengan body history yang sama dapat membingungkan (sampai saya figure out yang mana yang post terbaru). Belum lagi kalau ada satu orang yang reply post dengan body history yang beberapa hari lalu.  Kadang bila percakapan telah menjadi panjang kemudian di forward ke Saya (pake “cc:” atau Carbon Copy), sulit bagi Saya untuk track back ke awal.

Attachment juga dapat membuat bingung, misalkan untuk satu file word document yang sama diupdate secara bersamaan dan terpisah oleh beberapa orang dan dikirim ke Saya. Sudah bisa dipastikan saya kebingungan dalam melakukan merging dari tiap word document yang dikirim.

Web 2.0 untuk Perusahaan

Bagian yang dapat membawa benefit bagi perusahaan adalah information sharing berupa :

1. Wiki – Untuk kolaborasi dimana knowledge dapat dikumpulkan (seperti wikipedia). Wiki cocok untuk information gathering tapi bukan tempat untuk memberikan opini. Gunakan blog untuk opini.
2. Blog – Tempat Personal untuk menuliskan pikiran atau ide (dapat bermanfaat jika perusahaan mendorong karyawannya untuk menuliskan idenya kemudian dibaca dan dikomentari oleh karyawan lain). Blog cocok untuk mendapatkan opini dan bersifat time based. Lebih lanjut untuk blog dapat dibaca pada post saya dibawah.
3. RSS – Dengan software RSS, karyawan dapat diberitahu perkembangan sebuah kejadian. Ambil contoh saat mengerjakan proyek, bila ada user yang memposting sebuah notification pada sebuah forum groupware, RSS forum groupware akan diupdate dan mereka yang subcribe akan segera tahu ada update baru.
4. Instant Messenger (IM) – Karyawan yang ingin berdiskusi singkat dapat memanfaatkan IM, kelebihan lainnya karyawan dapat langsung melihat apakah lawan bicaranya sedang aktif atau tidak. Tanpa IM, e-mail mungkin akan menjadi “chat mail” yang akhirnya memenuhi inbox

Empat teknologi diatas dapat menjadi alternatif untuk email.  Benefit yang lain karena umumnya dapat bersifat informal, teknologi diatas mampu memberikan sebuah lingkungan yang terbuka bagi karyawan-karyawan perusahaan.  Sebagai tambahan, keberadaan forum lebih membantu dalam mengkategorikan posting informasi dari pada email.

Bila sempat saya akan mencoba untuk membahas wiki sebagai alat kolaborasi informasi

Thanks

Yonscun